Dans le cadre de l’emploi, l’employeur est en droit de remettre au salarié, depuis 2009, un bulletin de paie électronique. Hier encore, l’employeur devait obtenir, au préalable le consentement de l’employé. Mais depuis le 1er janvier 2017 et selon la loi Travail, le service des ressources humaines ne nécessite plus l’accord d’un employé pour lui donner une fiche de paie dématérialisée.
Toutefois, dans cette démarche de dématérialisation bulletin de paie, le salarié a la possibilité de contester cette nouvelle approche. Dans la mesure où le salarié est consentant, il peut avoir accès à son bulletin de paie numérique depuis le compte personnel d’activité ou CPA.
Dématérialisation bulletin de paie : impact sur la loi Travail
La loi de transposer la règle concernant la dématérialisation bulletin de paie. L’employeur peut, s’il le souhaite, procéder à la remise de la fiche de paie de ses salariés en version électronique. Une règle régie par des conditions qui doivent garantir la confidentialité et l’intégrité des données, mais également l’accessibilité. Cependant, au cas où le salarié présente une opposition, il est tenu de notifier son choix à son employeur et va conserver de plein droit le format papier.
Dématérialisation bulletin de paie : conservation
Dans l’optique de mieux conserver la forme dématérialisée de la fiche de paie, elle peut être stockée et transmise dans le cadre de services en ligne, en association au compte personnel d’activité (CPA), dans un coffre-fort numérique. Dans ce cas, les salariés profitent d’un emplacement unique pour garder leurs bulletins de paie issus de leurs employeurs successifs.
En tant que garant de la sécurité des données, le compte personnel d’activité (CPA) se doit d’offrir un service d’hébergement gratuit et public pour permettre aux acteurs sociaux de respecter l’environnement.
Dématérialisation bulletin de paie : ce qu’il faut savoir
Dans le cas où tous les employeurs se trouvent dans l’obligation de mettre en œuvre une nouvelle maquette de bulletin de paie à partir du 1er janvier 2018, ce n’est pas le cas pour le fiche de paie électronique. La dématérialisation bulletin de paie est facultative pour l’employeur.
- Mise en œuvre
Depuis le 1er janvier 2017, la loi de prévoir que l’employeur est en droit de dématérialiser le bulletin de paie, excepté si le salarié y refuse. Ceci, dans l’optique d’encourager le développement de la fiche de paie électronique.
Pour ce faire, l’employeur est tenu de notifier le salarié des modalités de son droit d’opposition à cette nouvelle démarche, au moins un mois avant la première émission de la fiche de paie électronique ou encore lors de l’embauche. Il est également tenu de fixer les conditions dans lesquelles la fiche de paie sera disponible pour le salarié.
- Mode d’accès aux bulletins de paie
Après approbation du salarié, ce dernier peut consulter toutes ses fiches de paie électronique dans un coffre-fort intégré au CPA ou compte personnel d’activité. Dans ce cas, le salarié présente un emplacement unique pour garder l’ensemble des bulletins qu’il a reçu de ses différents employeurs.
Dématérialisation bulletin de paie : vers une digitalisation de la société
Si le projet de dématérialisation bulletin de paie a été instauré c’est que le gouvernement français est conscient que les Français baignent actuellement dans l’ère des nouvelles technologies. Ce qui implique que la plupart des salariés utilisent différents outils numériques, que ce soit dans leur vie personnelle que professionnelle.
Ainsi, leurs pratiques ont changé, comme leur accessibilité aux données. Sur la toile et avec le web, tout est instantané et simple. Les documents sont facilement consultables et il est possible d’avoir accès à son espace personnel à tout moment et en permanence. C’est donc dans ce contexte que s’est inscrit la procédure de dématérialisation bulletin de paie.
Cette démarche s’inscrit entièrement dans la digitalisation de la société pour une meilleure sécurité et conservation, mais également un meilleur accès et archivage des données.